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i cinque passi

Progettazione Evento

Individuazione delle strutture

Ci occupiamo di ogni aspetto per quello che riguarda la ricerca delle location e la relativa gestione; curiamo la ricerca delle migliori collaborazioni con servizi catering o ristoranti, sempre nella logica dell’immagine dell’evento, del numero previsto dei partecipanti e del budget del congresso.

Pianificazione del budget congressuale e del planning

Elaboriamo budget-plan quanto più possibili dettagliati, indicando ogni singola voce e prezzi differenziati per fornitori/servizi, rendendo possibile facili variazioni in termini di quantità senza tralasciare la trasparenza dei costi.

Studio e progettazione della veste grafica

Ogni evento è unico e tale deve restare! Per questo motivo, per ogni nostra collaborazione, garantiamo un lavoro di studio sul logotipo dell’evento e una personalizzazione che portiamo dall’ideazione alla realizzazione (inviti, programmi, gadget, stampati, …)
Coordinamento della sezione Grafica per l’esecuzione di bozzetti, menabò e preparazione dei definitivi di stampa.

Comunicazione

Realizzazione e gestione di un sito internet dedicato al congresso

Realizzazione di un sito internet specificatamente dedicato all’evento congressuale.
Oltre a tutte le informazioni relative al congresso che potranno essere modificate ed integrate durante le varie fasi organizzative, sarà possibile effettuare direttamente on line l’iscrizione, contattare via email sia la nostra segreteria che il Comitato Organizzatore.

Promozione dell’evento

Disponiamo delle migliori tecniche di promozioni per l’evento.

Mailing e social-media rappresentano oggi dei punti fermi, in più riusciamo a raggiungere un maggior numero di persone grazie all’utilizzo di nostre banche dati facilmente integrabili con quelle dei nostri clienti e degli sponsor, con l’eliminazione automatica dei campi coincidenti.

Ospiti e Relatori

Rapporti con i relatori e gli ospiti

Affianchiamo il Comitato Organizzatore nella comunicazione istituzionale tra tutti i vari soggetti attivi dell’evento.
Elaboriamo programmi di viaggio personalizzati, emissione ed invio di biglietteria aerea o ferroviaria, conferme di ospitalità alberghiera.

Rapporti con i partecipanti e Gestione delle iscrizioni

Conferma automatica dell’iscrizione online e assistenza costante circa le questioni poste dai partecipanti.
Interazione continua con il Comitato Organizzazione che consentirà di monitorare in tempo reale le iscrizioni.

Gestione delle prenotazioni alberghiere

Affidandoci a partner selezionati, controlliamo tutto il processo di prenotazione camere e forniamo ai partecipanti assistenza circa particolari necessità.

Selezione e coordinamento di personale servizi in fase operativa

Ogni singola risorsa è sempre formata ad hoc, informata su tutte le peculiarità dell’evento e, quanto più possibile, si tratta di personale dotato di capacità di gestione degli imprevisti, orientato al problem solving. Tutti i nostri collaboratori saranno inseriti nelle “sub fasi” che riguardano le operazioni di segreteria, registrazione partecipanti, guest relation, programma sociale, traduzioni simultanee e servizi generali nelle sale congressuali e nella gestione degli eventi on-line.

L'Evento

Allestimento Nei giorni subito precedenti l’evento il nostro personale si occuperà dell’allestimento della sede congressuale, della segreteria (hospitality desk), dell’area espositiva, dell’area banqueting, del materiale tecnico, della segnaletica interna ecc. Trasferimenti Organizziamo i trasferimenti dei relatori e degli ospiti dalle strutture dell’evento ai principali hub di spostamento. Riusciamo ad ottimizzare i tempi, convinti che pick-up personalizzati evitino noiose attese. Cerchiamo sempre di ridurre i tempi di attesa, facendo del comfort dei nostri ospiti il nostro primo interesse. Hostess e steward durante i lavori Prestiamo molta attenzione al personale operativo durante lo svolgimento dell’evento. Ci avvaliamo dei migliori professionisti con provata esperienza e capacità linguistiche che ci aiutano ad ottenere un risultato eccellente. Cena dei relatori ed ospiti Il nostro personale incaricato provvederà ad organizzare il trasferimento dei relatori e degli ospiti dall’ albergo alla sede prescelta per la cena e fornirà assistenza durante tutta la cena fino al rientro in Hotel.

Post Data

Invio lettere di ringraziamento

Come consuetudine, terminato l’evento continua la collaborazione con il Comitato Organizzatore, per predisporre l’invio a tutti coloro che hanno partecipato all’evento, di una lettera di ringraziamento per il prezioso contributo scientifico e per la partecipazione all’evento.

Bilancio Entrate / Uscite dell’evento

Entro 30 giorni fine evento inviamo al Comitato Organizzatore il consuntivo delle spese sostenute.
Saranno conteggiate definitivamente tutte le voci che in fase di preventivo non potevano essere definite con precisione in quanto soggette a variazioni a seconda del consumo effettivo in fase esecutiva dell’evento.
Unitamente al consuntivo delle spese sarà inviato anche il prospetto provvisorio delle entrate, che diventerà definitivo quando tutte le aziende sponsor avranno provveduto all’effettivo pagamento della sponsorizzazione. Procediamo, in chiusura, all’invio al Comitato Organizzatore di tutti i dati dei partecipanti.

le attività descritte rappresentano il nostro generale modello di approccio.

Sono possibili modifiche secondo necessità